งานเต็มไปหมด จะเริ่มจัดการอย่างไรดี รู้จักกฎ 1-3-5 เทคนิคจัดสรรเวลา ที่ช่วยให้งานเสร็จได้อย่างเป็นระบบ

ชีวิตเรานั้นมีเรื่องให้โฟกัสมหาศาล ไม่ว่าจะเป็นการทำตัวให้โปรดักทีฟ เตรียมพร้อมสำหรับโปรเจกต์ที่จะเข้ามา แถมยังต้องเรียนรู้สิ่งใหม่ ๆ ตลอดเวลา ยังไม่รวมการคอยอัปเดตข่าวสารบ้านเมืองเพื่อไม่ให้ตกเทรนด์ รวมถึงงานประจำวันที่ยังต้องทำเป็นจำนวนมาก

นอกจากนั้น หลายครั้งเรายังต้องเจอเรื่องรบกวนสมาธิระหว่างวัน ไม่ว่าจะเป็นเรื่องชวนเมาส์ของเพื่อนร่วมงาน การหยุดพักทานข้าว-ทานขนม ไปจนถึงการประชุมที่แทรกมาไม่หยุดหย่อน ซึ่งทำให้หลายคนเริ่มมีปัญหา

ที่สุดแล้วการต้องรักษาคุณภาพงาน พร้อมคอยพะวงกับภาระงานไปด้วยก็อาจทำให้เราทำงานไม่ทัน ซึ่งกฎ 1-3-5 จึงถูกออกแบบมาเพื่อให้เราสามารถทำได้อย่างโปรดักทีฟยิ่งขึ้น ในวันที่มีกองงานมากมายให้ต้องเคลียร์

กฎ 1-3-5 คืออะไร?

กฎ 1-3-5 เป็นกลยุทธ์การบริหารเวลา ที่เกี่ยวข้องกับการเลือกจำนวนงานที่ต้องการเน้นในแต่ละวัน ซึ่งชื่อของกฎมาจากตัวเลขสามตัวที่ประกอบด้วย

1 หมายถึง 1 งานขนาดใหญ่

เลือก 1 งานที่สำคัญ และยากที่สุดของเราในแต่ละวัน ซึ่งเป็นโปรเจกต์ที่ต้องใช้พลังงานมหาศาล เมื่อทำสิ่งนี้สำเร็จ จะทำให้เราก้าวหน้าไปสู่เป้าหมายได้ง่ายขึ้น

3 หมายถึง 3 งานขนาดกลาง

งานที่ซับซ้อนปานกลาง ซึ่งเป็นงานหินที่เราต้องทำในแต่ละวัน แต่ไม่หนักเท่างานจากข้อแรก โดยมากคนมักจะแบ่งงานเหล่านี้ออกเป็น 3 ชิ้นกลาง

5 หมายถึง 5 งานขนาดเล็ก

งานเหล่านี้ทำได้อย่างรวดเร็ว อาจรวมถึงการส่งอีเมล โทรศัพท์หาลูกค้า หรือการเคลียร์บิลทางธุรกรรมเล็ก ๆ น้อย ๆ ซึ่งมักจะแบ่งงานนี้ออกเป็น 5 ชิ้นย่อย ซึ่งการเคลียร์งานเหล่านี้ช่วยให้โมเมนตัมของเราไหลลื่นไปตลอดทั้งวัน

1-3-5 เริ่มได้ง่าย ๆ แค่รู้จักวางแผน

1. ทบทวนงานใหญ่ในทุกเช้า

เริ่มต้นวันใหม่ด้วยการทบทวนรายการสิ่งที่ต้องทำ โฟกัสที่งานใหญ่เป็นอันดับแรก ซึ่งงานนี้ควรสอดคล้องกับเป้าหมายที่สำคัญที่สุดของเรา เพราะมันจะมีผลกระทบอย่างมากต่อประสิทธิภาพการทำงาน โดยมีข้อแนะนำว่า เราควรเลือกงานใหญ่มา 1 ชิ้น และใช้เวลามันเพียง 1 ชั่วโมงก็พอ เพื่อให้เหลือเวลาไปทำอย่างอื่น

2. จัดสรรเวลางานทำงานขนาดกลาง

หลังจากทำงานใหญ่เสร็จแล้ว ควรหยุดทำงานเป็นเวลา 15 นาที แล้วค่อยไปทำงานขนาดกลาง ซึ่งข้อแนะนำคือ เราควรเลือกงานขนาดกลางมา 3 ชิ้น แล้วใช้เวลาไม่เกิน 1 ชั่วโมง 30 นาทีในการเคลียร์งานขนาดกลางให้เสร็จสิ้น

3. งานจุกจิก เอาไว้ท้ายสุด

เลือกงานจุกจิกเล็ก ๆ สัก 5 งานที่ต้องทำให้เสร็จ โดยทั่วไปงานเหล่านี้จะมีลักษณะเป็นงานที่ไม่หนักมาก เช่นอีเมลหาลูกค้า ดูแลระบบ หรือติดต่อพาร์ตเนอร์ ซึ่งสามารถดำเนินการให้เสร็จสิ้นได้อย่างรวดเร็ว

4. ใหญ่ - กลาง - เล็ก

ให้พึงระลึกไว้ว่า 1-3-5 คือการโฟกัสที่งานใหญ่ กลาง และตามมาด้วยขนาดเล็ก ซึ่งสิ่งนี้จะทำให้มั่นใจได้ว่า เราสามารถจัดการกับงานที่สำคัญที่สุดได้เมื่อพลัง และสมาธิของเราอยู่ที่จุดสูงสุด ฉะนั้นแล้วจงเริ่มต้นงานด้วยการทุ่มเทความสนใจอย่างเต็มที่ให้กับงานใหญ่ ลดสิ่งรบกวนให้เหลือน้อยที่สุด และทำมันให้เสร็จหรือ เมื่องานใหญ่เสร็จสิ้น ให้ขยับไปยังงานขนาดกลาง แล้วตามด้วยงานเล็ก

5. เตรียมพร้อมรับเซอร์ไพรส์ไม่คาดฝัน

เหตุใดเราถึงแนะนำให้เคลียร์งานใหญ่ให้เสร็จใน 1 ชั่วโมง และงานขนาดกลางให้เสร็จใน 1.5 ชั่วโมง นั่นเพราะว่าหลายครั้ง ในแต่ละวันเวลาการทำงานก็มักไม่แน่นอน และมีปัจจัยที่จะดึงดูดให้งานเราไม่เสร็จได้ อาทิ อยู่ ๆ งานแทรกก็มาโดยไม่คาดฝัน ฉะนั้นแล้ว การวางโครงสร้างงานไว้อย่างหลวม ๆ แล้วรีบเคลียร์งานประจำวัน จะทำให้เรายังคงโฟกัสกับงานใหญ่ได้เป็นอันดับแรก

โปรดจำไว้ว่า หลังเคลียร์งานแล้ว เราควรหยุดพักในทุก ๆ งาน ไม่ว่ากำลังทำอะไรอยู่ เพราะการพักจะช่วยให้เราได้รีเฟรชสมอง หลังจากนั้นเมื่อกลับไปทำงาน จะทำให้เรามีสมาธิเต็ม 100% กับการทำงานที่ค้างอยู่ให้เสร็จได้

กฎ 1-3-5 ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในแต่ละวัน แถมยังเป็นกลยุทธ์ที่ง่ายต่อการนำไปใช้เพื่อเพิ่มความโปรดักทีฟให้แก่ตัวเราเอง หรือกระทั่งลูกน้องในความดูแลได้ เพราะแม้แต่เด็กจบใหม่ จนถึงระดับผู้บริหารก็สามารถนำสิ่งนี้ไปปฏิบัติได้เลยล่ะ

ที่มา

• Boost Your Daily Productivity With The '1 3 5 Rule'
• How to use the 1-3-5 rule to boost your productivity at work