เป็นเรื่องธรรมดาของคนใช้คอมพิวเตอร์คือ เมื่อเปิดเครื่องขึ้นมาเมื่อไหร่ คุณก็จะพบกับไฟล์และโฟลเดอร์เต็ม Desktop ไปหมด เยอะขนาดที่บางทีจำไม่ได้แล้วว่าภาพที่เคยเอามาใช้ตั้งวอลเปเปอร์อยู่ที่ไหน เป็นแบบนี้ไม่ดีแน่ เพราะนอกจากจะหาของไม่เจอแล้ว เวลาที่ต้องไป Present งานกับลูกค้าถ้าต้องต่อคอมพิวเตอร์เข้ากับ Projector แล้วเจอแบบนี้ ลูกค้าคงสงสัยได้ว่าแค่จัดการหน้าจอให้เป็นระเบียบเรียบร้อยยังไม่ได้ จะจัดการ Project ให้เขาได้อย่างไร
วันนี้จึงมีทริกดี ๆ ในการจัดโฟลเดอร์ให้คุณขายงานง่าย ขายคล่องอย่างมืออาชีพด้วย มาดูกันเลยค่ะ
1. แยกเรื่องงานออกจากเรื่องส่วนตัว
คำนี้นอกจากจะใช้สอนใจได้แล้วยังสามารถใช้เป็นหลักการจัดไฟล์ได้อีกด้วย จะแยกเป็นไดรฟ์หรือโฟลเดอร์ก็ได้เหมือนกัน แต่ขอให้แยกไปเลยว่าเป็น Works Folder แล้วอีกอันเป็น My Sub ที่เป็นเรื่องส่วนตัว จะตั้งชื่อว่าอะไรก็ได้ แต่ขอให้รู้ว่าจะทำงานให้พุ่งไปที่โฟลเดอร์ไหน หากเป็นเรื่องส่วนตัวจะไปโฟลเดอร์ไหน
2. มีโฟลเดอร์ Company Profile เป็นอาวุธลับสำหรับนักขาย
โดยภายใต้โฟลเดอร์นี้แนะนำให้แยกออกเป็นอีก 2 โฟลเดอร์
- Presentation Folder ในโฟลเดอร์นี้ควรมี Presentation หลายเวอร์ชัน เช่น Pitching Desk หรือ Short Version สำหรับผู้บริหารที่มีเวลาคุยกับคุณน้อย
- Reference Works ในโฟลเดอร์นี้แนะนำให้แยกย่อยอีก จะแบ่งตาม Industry หรือตามประเภทของงานที่เคยทำมาก็ได้ เวลาไปขายงานแล้วถูกถามงานอะไรที่นอกเหนือจากตัวอย่างใน Presentation ที่คุณต้องใส่ไว้อยู่แล้วก็จะสามารถตอบ และเปิดงานให้ดูได้อย่างรวดเร็วด้วย
3. มี Customer Folder เป็นหัวใจหลัก
ปกติโฟลเดอร์นี้หลายท่านจะตั้งชื่อโฟลเดอร์ตามชื่อ Project หรือชื่อลูกค้า แต่เราแนะนำให้ลองสร้างโฟลเดอร์แยกตามขั้นตอนการทำงานดูก่อนค่อยแยกเป็นชื่อลูกค้าหรือ Project อีกที โดยแยกได้ดังต่อไปนี้ค่ะ
- 01 Prospect Folder เป็นโฟลเดอร์สำหรับงานที่รู้ความต้องการ และประเมินแล้วว่านี่คือลูกค้าของคุณ เพียงแต่ยังไม่ได้เซ็นอนุมัติ
- 02 Project Folder หลังจากที่ตกลงกับลูกค้าเรียบร้อยจน Sign Quotation แล้ว คุณก็ย้ายงานมาไว้ในโฟลเดอร์นี้ เป็นโฟลเดอร์สำหรับงานที่กำลังดำเนินการอยู่นั่นเอง
- 03 Done Folder เป็นโฟลเดอร์ที่เอาไว้สำหรับงานที่เรียบร้อยหมดแล้ว ชำระเงินครบทุกงวดแล้ว รวมถึงงานที่อยู่ในระยะรับประกันผลงานก็อยู่ในนี้ด้วย
- 04 Drop Folder เป็นโฟลเดอร์สำหรับเก็บงานที่หยุดทำกลางคัน อาจจะเป็นเพราะเสนอราคาแพงไป หรือมีการ Terminate ก็จะเก็บงานไว้ที่โฟลเดอร์นี้
การแบ่งโฟลเดอร์ออกเป็น 4 ระยะจะช่วยให้คุณสามารถวิเคราะห์สถานการณ์เบื้องต้น ณ ตอนนั้นได้ ถ้า Prospect มาเยอะแสดงว่ามีโอกาสที่เงินกำลังจะไหลเข้ามา ถ้าอยู่ตรง Project ก็จะทำให้คุณต้องคิดต้องตรวจสอบก่อนจะรับงานใหม่ว่าทำไหวหรือไม่ ถ้าอยู่ที่ Done เยอะถือเป็นสัญญาณที่ดีให้คุณหางานใหม่เพิ่มได้ ถ้ายู่ที่ Drop เยอะก็จะสามารถดูได้ว่าเกิดจากอะไร ราคาแพงไปไหม จัดการต้นทุนไม่ดีพอหรือเปล่า ดังนั้นการจัดโฟลเดอร์แบบนี้จะช่วยให้คุณเป็นนักขายอย่างมืออาชีพได้ เพราะคุณจะมีโอกาสวิเคราะห์การขายของตัวเองอยู่เรื่อยๆ นั่นเอง
4. ตั้งชื่อไฟล์ลงท้ายด้วยวันที่
ใครก็ตามที่ชอบตั้งชื่อลงท้ายด้วย Final บอกเลยว่าไม่มีจริง แต่สิ่งที่มีจริงแน่ๆ คือการเปลี่ยนใจ การแก้ไข ดังนั้นควรตั้งชื่อไฟล์แล้วใส่วันที่แบบตัวเลข เรียงตาม ปี-เดือน-วัน เช่น 2019-01-01 เพื่อให้คุณสามารถสั่งให้คอมพิวเตอร์เรียงลำดับไฟล์ตามมากไปน้อยหรือน้อยไปมากได้ นอกจากสะดวกเวลาหาไฟล์แล้วยังสามารถใช้ทบทวนตัวเองได้ด้วยว่าไฟล์ไหนถูกแก้บ่อย และเป็นเพราะอะไร
5. หมั่นเคลียร์ของออกจากที่ที่มันไม่ควรอยู่
ที่แรกคือ Desktop สองคือ Download สามคือ Trash หรือ Bin ซึ่งโฟลเดอร์ที่สามเป็นตัวที่ทุกคนมักจะมองข้าม และทำให้มันใหญ่โตจนไม่มีที่เก็บของอย่างอื่นที่เป็นประโยชน์ ให้หมั่นเคลียร์ไฟล์ตามสามที่นี้บ่อยๆ อาจจะเป็นทุกสัปดาห์ ทุกเดือน แล้วคุณจะพบว่าคุณเหลือที่ไว้สำหรับเก็บสิ่งดีๆ อีกเยอะเลย
ครบแล้วสำหรับทริก 5 ข้อง่ายๆ เพื่อจะทำให้คุณจัดการ Desktop ได้อย่างเป็นมืออาชีพ เรียกหาไฟล์ได้รวดเร็ว และยังสามารถประเมินสถานการณ์การขายของตัวเองได้คร่าว ๆ อีกด้วย หวังว่าทริก 5 ข้อนี้จะช่วยให้คุณขายง่าย ขายคล่องมากขึ้นนะคะ
ถอดความจาก: The Organice Podcast โดยคุณโจ้ ฉวีวรรณ คงโชคสมัย
เรียบเรียงโดย: รมิตา ตั้งกุลบริบูรณ์
นักศึกษาจบใหม่จากคณะวารสารฯ ที่ยังคงเชื่อว่าสิ่งพิมพ์ไม่ใช่สื่อแต่คือ Content อยู่ระหว่างใช้ชีวิต Freelance กับกระเป๋าที่เริ่มจะแบน ตอนนี้ยังไม่คิดเรื่องแฟนเพราะแม้แต่เพื่อนก็ยังขาดแคลน
บทความที่เราแนะนำ
- จัดลำดับงานล้นมือด้วยกระดาษ POST-IT
- ฝึกจัดระเบียบความคิดด้วยสมุด 3 เล่ม
- แก้ปัญหาให้ตรงจุด ด้วยวิธีการคิดแบบย้อนกลับ
