รวมคำแนะนำสำหรับผู้ประกอบการ agency จาก Mentoring Session งาน CTC2020

ผมได้รับโอกาสให้เป็นหนึ่งใน mentor ในงาน Creative Talk Conference 2020 เมื่อวันอาทิตย์ที่ 19 มกราคม 2020 ที่ผ่านมา โดยก่อนหน้าวันงาน ทางทีมงาน CTC จะเปิดให้ผู้ที่มีบัตรเข้างานสามารถลงทะเบียนเพื่อขอเข้า mentoring session ได้ครับ และเนื่องจากเวลาที่จำกัด ทำให้ไม่สามารถรับคนที่สมัครเข้ามาได้ทั้งหมดและจำเป็นต้องเลือกจากคำถามที่ส่งมาให้ล่วงหน้า ซึ่งในวันจริงเองนั้นจากคำถามที่ส่งมาเบื้องต้นได้ถูกต่อยอดไปยังคำถามที่เกี่ยวข้องต่อไปและเกิดบทสนทนาดี ๆ มากมาย เนื่องจากผมเห็นว่าหลาย ๆ คำถามและคำแนะนำที่ผมให้ไปนั้น น่าจะมีประโยชน์กับหลาย ๆ ท่านที่อ่านเว็บไซต์ Creative Talk Live โดยเฉพาะกับคนที่กำลังตั้งตัวเป็นเจ้าของกิจการและคนที่อยู่ในแวดวง agency ครับ ในบทความนี้จึงสรุปเรื่องที่น่าสนใจมาแบ่งปันให้กับผู้อ่าน Creative Talk Live ทุกคนครับ

1. รีบขยายทีมหรือหา outsource เมื่องานเริ่มล้นมือ (สำหรับธุรกิจ agency)

ถือว่าเป็นปัญหาคลาสสิคเลยทีเดียวครับสำหรับธุรกิจให้บริการรับจ้างแบบ agency แต่ก็เรียกได้ว่าเป็น “happy problem” นะครับ มีงานเยอะจนทำไม่ทัน ดีกว่านั่งตบยุงแล้วไม่มีงานเลย เมื่องานเริ่มล้นจนทำไม่ทันอย่างต่อเนื่องแล้ว มาถึงจุดที่เราต้องเริ่มตัดสินใจว่าจะขยายทีมเพื่อรองรับงานดีหรือจะว่าจ้าง outsource/freelance เพื่อประหยัดค่าใช้จ่ายดี ทั้งสองทางต่างมีข้อดีข้อเสียครับ ขึ้นอยู่กับว่ารูปแบบการทำงาน ความซับซ้อนของงาน ราคาและระยะเวลาในการทำงานเป็นอย่างไร แต่โดยทั่วไปแล้วจะมีข้อที่ควรรู้ดังนี้ครับ

ทางเลือก 1 : ขยายทีม !

ข้อดี 🙂

• สามารถควบคุมงานได้เต็มที่ 100% โดยเฉพาะเรื่องคุณภาพและ timeline
  
• สร้างโอกาสให้เติบโตและต่อยอดได้อีกในอนาคต จากประสบการณ์เคยมีหลาย ๆ ครั้งที่ตัดใจจ้างทีมเพิ่ม ทั้งที่ยังไม่มั่นใจด้วยซ้ำว่าการเพิ่มคนในช่วงเวลาดังกล่าวจะเป็นผลดีในระยะยาวไหม แต่กลับกลายเป็นว่า พอมีตำแหน่งใหม่นั้นขึ้นมาจริง ๆ งานที่ตำแหน่งดังกล่าวรองรับก็เข้ามาเพิ่มมากขึ้นกว่าตอนที่ยังไม่มี อาจจะเป็นเพราะความกดดันที่ต้องหางานมาคุ้มค่าใช้จ่ายหรือความมั่นใจที่สื่อออกไปเพราะทีมเราพร้อม เราก็ได้งานมาเพิ่มขึ้นจริง ๆ

ข้อเสีย 🙁

• มีความเสี่ยงที่เราต้องแบกค่าใช้จ่ายประจำที่เพิ่มขึ้นในแต่ละเดือน

ทางเลือก 2 : จ้าง outsource !

ข้อดี 🙂

• ถ้าได้ outsource ดี ๆ ที่เราผูกงานด้วยได้ยาว ๆ วิธีนี้ช่วยลดความเสี่ยงในการแบกรับค่าใช้จ่ายจากการจ้างทีมงานประจำ
  
• หากเจ้าไหนเริ่มทำงานไม่ถูกใจ เราสามารถเปลี่ยนเจ้าได้ทันทีในงานชิ้นถัดไป (กรณีไม่มีสัญญาว่าจ้างผูกพันตามจำนวนชิ้นงานหรือระยะเวลา)

ข้อเสีย 🙁

• การได้ outsource ดี ๆ อาจจะไม่ใช่เรื่องง่าย (แต่ถ้าเจอแล้วรักษาสัมพันธ์ที่ดีต่อกันไว้นะครับ)
  
• การควบคุมงานอาจจะไม่ได้ถูกใจเรา 100% ตัวอย่างเช่น ส่งงานไม่ได้คุณภาพแต่ไม่มีเวลาพอแก้ไขแล้ว หรือมีปัญหาในการตามงานยาก
  
• หาก outsource ดังกล่าวรับงานตรงกับลูกค้าเจ้าอื่นด้วย และช่วงเวลาการผลิตดังกล่าวตรงกับงานที่เราว่าจ้าง แนวโน้วการลำดับความสำคัญมักจะไปอยู่ที่งานที่ทางนั้นรับตรงก่อน ซึ่งก็เป็นเรื่องที่เข้าใจได้ในเมื่องานนั้นเป็นงานที่เขาต้องรับมือกับลูกค้าตรง

2. การปฏิเสธงานไม่ใช่เรื่องแย่ แต่ต้องอธิบายเหตุผลและรักษาสัมพันธ์ที่ดีไว้

หากงานเริ่มล้นมือแล้ว แต่เรายังไม่พร้อมขยายทีมและยังไม่อยากฝากความหวังไว้กับ outsource อีกวิธีที่ทำได้คือต้องเรียนรู้ที่จะ “say no” ครับ

หลายคนอาจจะกลัวว่า พอเราปฏิเสธงานแล้วจะเสียชื่อเสียงและลูกค้าคนดังกล่าวหรือคนอื่นจะไม่กลับมาหาเราอีก แต่เชื่อเถอะครับ จริง ๆ แล้วลูกค้าจะรู้สึกดีกว่าด้วยซ้ำที่เราจริงใจบอกไปว่าเราไม่พร้อมที่จะรับงานของเขา เพราะหากรับมาแล้วงานออกมาไม่ดีพอตามคุณภาพที่ต้องการหรือส่งงานไม่ทัน คนที่จะถูกกระทบที่สุดคือตัวลูกค้าเองครับ

เมื่อเราบอกลูกค้าว่าเราไม่พร้อมรับงานนี้ ลูกค้าจะได้ไม่ต้องเสียเวลาและสามารถไปหาเจ้าอื่น ๆ ได้ต่อไปครับ หรือถ้าเรามีคนรู้จักที่จะแนะนำได้ ก็เป็นทางออกที่ดีเลย นอกจากนั้นเรายังควรต้องประเมินพลังตัวเองด้วยครับ อย่าโลภมากรับงานเยอะเกินจนไม่มีเวลาพักผ่อน ไม่คุ้มเลยที่เราจะป่วยจากการรับงานล้นพาลจะเสียงานในระยะยาวด้วยครับ 

อย่างไรก็ดี การปฏิเสธงานนั้นควรทำอย่างมีศิลปะและอธิบายเหตุผลให้ชัดเจนดีพอนะครับเพื่อรักษาสัมพันธ์ที่ดีไว้ ถ้างานเราดีจริง ๆ เชื่อเถอะครับว่าครั้งหน้าลูกค้าก็จะยังคิดถึงเราอยู่ สำหรับวิธีปฎิเสธอย่างสุขภาพ ลองฟัง Podcast The Organice ตอนนี้ได้ครับ “ปฏิเสธงานอย่างไรไม่ให้ผิดใจกัน”

3. เรื่องที่ต้องวางแผน หากต้องมีหุ้นส่วน

ตอนที่บริษัทยังไม่มีรายได้มากและต่างคนต่างยังมีภาระไม่มาก เรื่องเงิน (ยัง) ไม่ใช่เรื่องใหญ่ ทุกคนตั้งใจอยากก่อตั้งบริษัท บางคนลงแรงเป็นหลัก หรือบางคนลงเงินเป็นหลัก ตอนบริษัทยังมีรายได้ไม่มากต่างคนต่างทำหน้าที่ของตัวเองเต็มที่ แต่เมื่อไหร่ที่เริ่มมีกำไรมากขึ้น เรื่องเงินเดือน โบนัสและส่วนแบ่งจะมีความละเอียดอ่อนมากขึ้นไปด้วยครับ ทางที่ดีควรจะตกลงกันตั้งแต่เนิ่น ๆ ใครทำอะไรหน้าที่ไหน ค่าตอบแทนจะเป็นอย่างไร การขึ้นเงินตอบแทนต่าง ๆ จะวัดด้วยอะไร ใครได้มากกว่าน้อยกว่าหรือปันผลตามสัดส่วนเงินทุนที่ลงไป เพราะต่อไปจะเกิดความรู้สึกว่าคนนี้ทำเยอะกว่าแต่ได้น้อยกว่า คนนี้ลงเงินอยากเดียวแค่ช่วงแรกแต่หลายปีที่ผ่านมาคนทำงานเป็นหลักเหนื่อยมากกว่าแต่กลับได้เงินน้อยกว่า เป็นต้น 

ดังนั้นจึงจำเป็นมาก ๆ ที่ควรตกลงกันเป็นลายลักษณ์อักษร และระบุทางออกไว้ด้วยกรณีถึงจุดที่ไปกันต่อไม่ได้ครับ หนึ่งในตัวอย่างที่ผมเคยอ่านเจอและคิดว่าเป็นทางออกที่ดีมากคือการใช้วิธีเสนอซื้อหุ้นตามราคาที่ตัวเองต้องการซื้อ ต่างฝ่ายต่างระบุราคาหุ้นที่ตัวเองจะซื้อขึ้นมาทั้งหมดแล้วมาเปิดดูพร้อมกัน ฝ่ายที่เสนอราคาหุ้นที่สูงกว่าต้องเป็นฝ่ายซื้อไปทั้งหมดจากอีกฝ่าย วิธีการนี้ถือว่าแฟร์มากครับ เพราะแน่นอนว่าต่างฝ่ายต่างอยากขายในราคาที่สูงแต่อยากซื้อในราคาที่ต่ำ การที่ให้ปิดซองเสนอนั่นหมายความว่าราคาหุ้นที่เราเสนอไปต้องเป็นราคาที่เราซื้อไหวด้วย ถ้าราคาที่เราให้ต่ำกว่าอีกฝ่าย เราจะเป็นคนที่ได้ขายหุ้นในราคาที่สูงกว่าที่เราเสนอ วินวินกันไปทั้งหมด แต่แตกหักความสัมพันธ์หรือไม่เป็นอีกเรื่องหนึ่งครับ

4. ข้อแนะนำสำหรับการรับพนักงานคนแรก

ตามตำราหลาย ๆ เล่มระบุเอาไว้ว่า culture หรือวัฒนธรรมองค์กรนั้นสำคัญมาก ๆ การเริ่มรับพนักงานคนแรกจะเป็นการเริ่มการสร้าง culture ของบริษัท เช่น เรายืดหยุ่นแค่ไหนเรื่องเวลาเข้างาน เราเปิดโอกาสให้ Feedback ซึ่งกันและกันหรือไม่แม้กับตำแหน่งที่สูงกว่า เราพูดจากันอย่างไร เราอยู่กันแบบครอบครัว หรือแบบทีมกีฬา และอื่น ๆ อีกมากมายที่จะกลายเป็น culture ในระยะยาว

ดังนั้นตอนรับพนักงานคนแรกเราควรต้องเริ่มสร้าง culture อย่างที่เราอยากให้เป็นทันที เพราะต่อไปเมื่อบริษัทใหญ่ขึ้นเรื่อย ๆ มีคนมาร่วมเพิ่มขึ้น cutlure ที่เราสร้างไว้กับพนักงานชุดแรก ๆ จะตามไปด้วยเสมอ และตามในหลาย ๆ ตำราอีกเช่นกัน การเปลี่ยน culture นั้นทำได้ยากมาก ๆ ครับ 

5. ในฐานะ agency เล็ก ๆ ที่เพิ่งเริ่มต้น การเป็น specialist จะทำให้เราแตกต่างและแข่งขันได้

ในวงการ agency ยุคนี้ถ้าไม่มีจุดเด่นเลยว่าเราเก่งอะไรที่สุด เราจะอยู่ยากมาก ๆ ครับ ยุคนี้เป็นยุคที่คนเก่ง ๆ ล้วนออกมาทำบริษัทเล็ก ๆ กัน และเน้นงานที่ตัวเองถนัดและเด่นที่สุด การที่ลูกค้ารู้และเข้าใจว่าเราเก่งเรื่องไหนที่สุดจะเป็นประโยชน์ในการที่ลูกค้าเลือกเราทำงานให้พวกเขาในด้านนั้น ๆ วิธีนี้จะช่วยให้เราโฟกัสทิศทางการเติบโตของบริษัทและคัดเลือกพนักงานที่มีทักษะตรงกับความถนัดของบริษัทด้วยครับ ขนาด agency ใหญ่ ๆ ยังต้องทำ Marketing เล่าจุดแข็งของตัวเองเลย ถ้าเราเป็น agency เล็ก ๆ เราก็ควรดึงสิ่งที่เราเก่งที่สุดไปสู้ในตลาดครับ

6. สิ่งที่ควรบอกตัวเองเมื่อมีอุปสรรคเข้ามามากมายทำให้เริ่มท้อและหมดไฟ 

เมื่อไหร่ก็ตามที่หมดไฟและท้อเ พราะปัญหาที่เข้ามามากมายตอนที่บริษัทเราเริ่มใหญ่ขึ้น ให้บอกตัวเองเสมอว่า “Remember why you started”

จงรำลึกว่าทำไมเราเริ่มมันขึ้นมาครับ รับรองได้ว่าสำหรับเจ้าของกิจการทุกคนต้องมีวันที่ท้อแท้บ้าง แล้วถ้าวันไหนหมดไฟจริง ๆ และมีความคิดผุดขึ้นมาว่าอยากเลิก ให้กลับไปรำลึกถึงตอนที่เราออกมาทำบริษัทดูครับ ถามตัวเองอีกครั้งว่า เราทำมันขึ้นมาทำไม แล้วรับรองว่ากำลังใจจะกลับมาพร้อมสู้ต่อครับ 

อีกเรื่องที่ผมแนะนำน้อง ๆ ที่เพิ่งเริ่มทำบริษัทคื อเมื่อเลือกทางเดินนี้แล้วมันจะไม่มีคำว่า “Work-life balance” อีกต่อไปครับ มันจะมีแค่ “Work-life Flow” หรือบางคนก็เรียก “Work-life integration” ในช่วง 5-10 ปีแรก อย่าหวังว่าจะได้พักร้อนอย่างสบายใจไม่คิดเรื่องงาน เมื่อเราเลือกทางเดินนี้ ชีวิตเราจะผูกติดกับงาน 24/7 ครับ แม้ไม่ได้นั่งทำงานแต่เราจะคิดถึงเรื่องงานแทบตลอดเวลา ในฐานะเจ้าของกิจการ มันมีเรื่องที่ต้องคิดต้องทำอยู่ตลอด ยกเว้นว่าเราสร้างบริษัทมาถึงจุดที่ใหญ่มากพอจนมีคนช่วยบริหารพอสมควร ช่วงนั้นเราอาจจะพอหยุดคิดเรื่องงานได้ครับ แต่เชื่อเถอะเมื่อถึงจุดนั้นแล้วมันจะมีเรื่องอื่นตามมาอีกมายมาย อาจจะเป็นไปได้ที่เราจะหยุดพักจากงานแบบ day-to-day แล้วเพื่อให้สมองโล่ง แต่การหยุดพัก ณ จุดนั้นมันจะเป็นการกำเนิดของกลยุทธ์และทิศทางขององค์กรต่อไปนั่นเองครับ

ต้องขอบคุณทีมงาน CTC2020 อีกครั้งที่ชวนไปเป็น mentor นะครับและเชื่อว่าบทความนี้ที่ได้เนื้อหาจาก session ดังกล่าวจะมีประโยชน์กับผู้ประกอบการเริ่มตันทั้งในสายงาน agency และสายงานอื่นต่อไปครับ สู้ ๆ กันในปี 2020 ครับทุกคน!

ภาพประกอบบทความ : Ryan McGuire จาก Pixabay

บทความอื่นที่คุณอาจสนใน

• 7 Checklist เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้ Social Media Strategy
• 3 เทรนด์การตลาด Social Media ที่ต้องจับตามองในปี 2020 จาก HootSuite
• 4 Graphic Design ไอเดียสำหรับ Social Media ปี 2020

อัปเดตทุกเทรนด์ปี 2020 ได้ที่นี่