Trending News

Subscribe Now

9 เทคนิค นำประชุมอย่างไร ให้จบไวและได้เนื้อหา

9 เทคนิค นำประชุมอย่างไร ให้จบไวและได้เนื้อหา

Entrepreneur | Podcast | The Organice

ประชุมอย่างไรให้ได้เนื้อหา ทริกนี้ เป็นสิ่งที่ได้ทดลองเองและสังเกตมาจากคนที่นำประชุมดี ๆ และได้อ่านมาจากบทความด้วย ซึ่งมีอยู่ 9 ข้อหลัก ๆ คือ

1. บอก Agenda ของการประชุมให้ชัดเจน 

Agenda ไม่จำเป็นต้องสวยงาม แต่ต้องกำหนดเป้าหมายของการประชุมให้ชัดเจน โดยอาจทำเป็น list หรือ bullet ก็ได้ ไม่เกิน 3 ข้อ เช่น ต้องการได้ข้อสรุปของเรื่องนี้ ต้องการได้ความคิดเห็นของทุกคนเกี่ยวกับเรื่องนี้ เป็นต้น

2. เราจะใช้เวลาร่วมกันนานแค่ไหน

ระยะเวลาที่เหมาะสมที่สุดในการประชุมคือ 45 นาที – 1 ชั่วโมง เพราะเป็นระยะเวลาที่เรายังสามารถโฟกัสกับสิ่งที่ทำอยู่ได้โดยไม่มีอาการเบื่อหรือง่วง ซึ่งระยะเวลาที่เราโฟกัสได้ดีที่สุดใน 45 นาที คือช่วง 20 นาทีแรก ดังนั้นผู้นำการประชุมอาจจัดให้การ brainstorm อยู่ในช่วงแรก หลังจากผ่านไป 20 นาทีแล้ว ควรพักเบรกด้วยการเปลี่ยนเรื่องพูดคุย ก่อนจะนำเข้าสู่หัวข้อถัดไป เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้ refresh ความคิดจากเรื่องที่คุยก่อนหน้า

3. หาเลขาการประชุม

หาคนเพื่อจดเนื้อหาในการประชุม เพราะผู้นำประชุมจำเป็นต้องสังเกตอาการณ์ของคนในที่ประชุมและบรรยากาศในห้องประชุม ถ้าหากไม่มีเลขาการประชุม เราสามารถใช้การอัดเสียแทนได้ 

4. Clock Plan

ให้เลือกใช้นาฬิกาแบบอนาล็อกแทนดิจิตอล เพราะเราสามารถมองนาฬิกาอนาล็อกโดยแบ่งเหมือนเป็นพายชาร์ตได้ ดังนั้นการใช้นาฬิกาอนาล็อกจะช่วยให้เราจัดการเวลาได้ดีและไม่ต้องคำนวณเวลาที่เหลือในการประชุม

5. ขยายให้กว้าง

ต้องขยายให้กว้าง โดยการถามความคิดเห็นจากทุกมุมและทุกคนในที่ประชุม หากไม่มีใครกล้าแสดงความคิดเห็น ให้ผู้นำการประชุมโยนคำถามให้กับผู้เข้าประชุม โดยมีการพูดเกริ่นเพื่อเป็นแนวทางให้ผู้เข้าประชุมได้แสดงความคิดเห็น  

6. ขมวดให้เข้าประเด็น

หลังจากที่ขยายให้กว้างแล้วแล้ว ให้ผู้นำประชุมขมวดประเด็น โดยการลิสต์ความคิดเห็นของแต่ละคน ซึ่งทักษะในการขมวดกลับ ไม่ใช่แค่การสรุปใจความสำคัญอย่างเดียวแต่เป็นการเตือนเมื่อมีการพูดคุยที่ออกนอกหัวข้อการประชุม

7. กลับมาที่ Agenda

สรุปเนื้อหาการประชุมว่าเป็นไปตาม Agenda ที่กำหนดไหม พร้อมกับบอกรายละเอียดของแต่ละข้อ

8. Next Step

พูดถึงการประชุมในครั้งต่อไป ซึ่งเรื่องที่นำมาประชุมต้องไม่ใช่เรื่องที่ได้ประชุมไปแล้ว หรือ ถ้าหากเป็นการประชุมเรื่องเดิม ควรเป็นการต่อยอดความคิดจากการประชุมนั้น ๆ

9. หาคนนำประชุมคนต่อไป

สลับบทบาทในการเป็นผู้นำการประชุม เพื่อให้ได้เห็นหลากหลายมุมมองในการประชุม

ภาพจาก StartupStockPhotos

ถอดความจาก: The Organice Podcast โดยคุณโจ้ ฉวีวรรณ คงโชคสมัย
ฟัง EP. นี้แบบเต็ม ๆ ได้ที่: SOUNDCLOUD, Spotify, PodBean

Related Articles

เทคนิคกระจายงานอย่างมีประสิทธิภาพ

สำหรับตำแหน่งผู้บริหาร มีเรื่องที่ทำประจำเรื่องหนึ่งคือ ‘การกระจายงาน’ หลายคนมีปัญหาว่ากระจายงานไปแล้ว ลืมว่ากระจายไปให้ใคร? จะทำยังไงให้ไม่ลืมบ้าง ซึ่งจริง ๆ แล้วการลืมเป็นปัญหาที่ปลายเหตุเพราะคุณควรจะแก้ที่ต้นเหตุนั่นคือ ดังนั้น วันนี้เราจึงอยากนำเสนอ…

Podcast | The Organice

เยิรเงาสลัว หนังสือเล่มเล็กที่พูดถึงแสงเงาที่ละเมียดละไมและมีความพิเศษเป็นของตัวเอง

เยิรเงาสลัว (In Praise of Shadows) คำว่า “เยิร” ไม่มีคำแปลในพจนานุกรม แต่สามารถสื่อความหมายได้ว่า “เยินยอ”…

Morning Call | Podcast

LAYOFF ทางรอด หรือ ทางเลือก

โควิด19 กับ เลย์ออฟ อะไรจะน่ากลัวกว่ากัน ในภาวะที่มนุษย์งานและเจ้าของกิจการต้องลุ้นกันทุกวันในสถานการณ์ที่ไม่แน่นอนทางธุรกิจทุกวันนี้ เมื่อไหร่ควรพิจารณาทางเลือกนี้ และถ้าต้องใช้ทางเลือกนี้ทั้งเจ้าของกิจการและพนักงานต้องรู้เรื่องอะไรบ้าง ลองฟังคำตอบได้ใน Peopleship Podcast…

Podcast