Trending News

Subscribe Now

9 เทคนิค นำประชุมอย่างไร ให้จบไวและได้เนื้อหา

9 เทคนิค นำประชุมอย่างไร ให้จบไวและได้เนื้อหา

Entrepreneur | Podcast | The Organice

ประชุมอย่างไรให้ได้เนื้อหา ทริกนี้ เป็นสิ่งที่ได้ทดลองเองและสังเกตมาจากคนที่นำประชุมดี ๆ และได้อ่านมาจากบทความด้วย ซึ่งมีอยู่ 9 ข้อหลัก ๆ คือ

1. บอก Agenda ของการประชุมให้ชัดเจน 

Agenda ไม่จำเป็นต้องสวยงาม แต่ต้องกำหนดเป้าหมายของการประชุมให้ชัดเจน โดยอาจทำเป็น list หรือ bullet ก็ได้ ไม่เกิน 3 ข้อ เช่น ต้องการได้ข้อสรุปของเรื่องนี้ ต้องการได้ความคิดเห็นของทุกคนเกี่ยวกับเรื่องนี้ เป็นต้น

2. เราจะใช้เวลาร่วมกันนานแค่ไหน

ระยะเวลาที่เหมาะสมที่สุดในการประชุมคือ 45 นาที – 1 ชั่วโมง เพราะเป็นระยะเวลาที่เรายังสามารถโฟกัสกับสิ่งที่ทำอยู่ได้โดยไม่มีอาการเบื่อหรือง่วง ซึ่งระยะเวลาที่เราโฟกัสได้ดีที่สุดใน 45 นาที คือช่วง 20 นาทีแรก ดังนั้นผู้นำการประชุมอาจจัดให้การ brainstorm อยู่ในช่วงแรก หลังจากผ่านไป 20 นาทีแล้ว ควรพักเบรกด้วยการเปลี่ยนเรื่องพูดคุย ก่อนจะนำเข้าสู่หัวข้อถัดไป เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้ refresh ความคิดจากเรื่องที่คุยก่อนหน้า

3. หาเลขาการประชุม

หาคนเพื่อจดเนื้อหาในการประชุม เพราะผู้นำประชุมจำเป็นต้องสังเกตอาการณ์ของคนในที่ประชุมและบรรยากาศในห้องประชุม ถ้าหากไม่มีเลขาการประชุม เราสามารถใช้การอัดเสียแทนได้ 

4. Clock Plan

ให้เลือกใช้นาฬิกาแบบอนาล็อกแทนดิจิตอล เพราะเราสามารถมองนาฬิกาอนาล็อกโดยแบ่งเหมือนเป็นพายชาร์ตได้ ดังนั้นการใช้นาฬิกาอนาล็อกจะช่วยให้เราจัดการเวลาได้ดีและไม่ต้องคำนวณเวลาที่เหลือในการประชุม

5. ขยายให้กว้าง

ต้องขยายให้กว้าง โดยการถามความคิดเห็นจากทุกมุมและทุกคนในที่ประชุม หากไม่มีใครกล้าแสดงความคิดเห็น ให้ผู้นำการประชุมโยนคำถามให้กับผู้เข้าประชุม โดยมีการพูดเกริ่นเพื่อเป็นแนวทางให้ผู้เข้าประชุมได้แสดงความคิดเห็น  

6. ขมวดให้เข้าประเด็น

หลังจากที่ขยายให้กว้างแล้วแล้ว ให้ผู้นำประชุมขมวดประเด็น โดยการลิสต์ความคิดเห็นของแต่ละคน ซึ่งทักษะในการขมวดกลับ ไม่ใช่แค่การสรุปใจความสำคัญอย่างเดียวแต่เป็นการเตือนเมื่อมีการพูดคุยที่ออกนอกหัวข้อการประชุม

7. กลับมาที่ Agenda

สรุปเนื้อหาการประชุมว่าเป็นไปตาม Agenda ที่กำหนดไหม พร้อมกับบอกรายละเอียดของแต่ละข้อ

8. Next Step

พูดถึงการประชุมในครั้งต่อไป ซึ่งเรื่องที่นำมาประชุมต้องไม่ใช่เรื่องที่ได้ประชุมไปแล้ว หรือ ถ้าหากเป็นการประชุมเรื่องเดิม ควรเป็นการต่อยอดความคิดจากการประชุมนั้น ๆ

9. หาคนนำประชุมคนต่อไป

สลับบทบาทในการเป็นผู้นำการประชุม เพื่อให้ได้เห็นหลากหลายมุมมองในการประชุม

ภาพจาก StartupStockPhotos

ถอดความจาก: The Organice Podcast โดยคุณโจ้ ฉวีวรรณ คงโชคสมัย
ฟัง EP. นี้แบบเต็ม ๆ ได้ที่: SOUNDCLOUD, Spotify, PodBean

Related Articles

ทำไมเราต้องใช้หลอดดูดน้ำ? หลอดเกิดขึ้นได้อย่างไร?

หลอด เป็นนวัตกรรมที่เกิดขึ้น แล้วเรามีความสงสัยว่ามันเกิดขึ้นมาทำไม ทำไมเราต้องใช้หลอด การกินน้ำมันยากขนาดนั้นเลยเหรอ?  ทำไมเราไม่ยกแก้วขึ้นมากิน ? แล้วหลอดมันเกิดขึ้นมาได้อย่างไร? คุณลองนึกภาพดูว่าคุณคิดค้นหลอดขึ้นมาได้ แล้วคุณอยากจะขายมันไปทั่วโลก คุณก็ต้องเดินไปเสนอนายทุน…

Design You Don't See | Podcast

สิ่งประดิษฐ์เปลี่ยนโลก ประวัติศาสตร์ของ “ลิฟต์”

สิ่งประดิษฐ์ชิ้นหนึ่งที่เชื่อว่าหลาย ๆ คนต้องเคยใช้ บางคนใช้มันทุกวันด้วยซ้ำ แถมมันยังเป็นสิ่งประดิษฐ์ที่เปลี่ยนโลกนี้อีกด้วย สิ่งนั้นก็คือ “ลิฟต์” ลิฟต์คล้ายกับประตูวิเศษของโดราเอม่อน คือเมื่อคุณเดินเข้าไปในประตูที่เป็นห้องสี่เหลี่ยมเล็ก ๆ…

Creative/Design | Design You Don't See | Podcast

วิธีรับมือกับคนอารมณ์ร้อนในวันร้อน ๆ

สัปดาห์ที่ผ่านมาอากาศร้อนมาก ๆ จนแทบจะทำอะไรไม่ได้เลยเพราะไม่สบายเนื้อตัว หงุดหงิดก็ง่ายขึ้นมาก เพราะความไม่สบายตัวของเราก็ทำให้หงุดหงิดเบา ๆ เป็นทุนตั้งต้นตั้งแต่ออกจากบ้าน แล้วในวันร้อน ๆ แบบนี้เราเลี่ยงอะไรก็ได้…

Podcast | The Organice